Projektijuhtimine

Projektijuht, kes võtab vastutuse ja viib projekti lõpuni

Projektid ei jää enamasti seisma sellepärast, et inimesed ei tahaks tööd teha.

Need jäävad seisma siis, kui projekt on kõigi jaoks oluline, aga selle juhtimine pole päriselt kellegi põhitöö.

Tegevjuht hoiab projektil silma peal teiste juhtimisülesannete kõrvalt. Spetsialistid teevad oma osa. Partnerid ootavad sisendit. Koosolekuid toimub, kuid otsused venivad. Tähtaegu nihutatakse ja probleemid jõuavad juhini alles siis, kui need on juba kiireloomulised.

Sellises olukorras ei ole alati

vaja uut täiskohaga töötajat.
Vaja on inimest, kes võtab projekti terviku eest vastutuse.

Interim projektijuht tuleb ettevõttesse konkreetseks perioodiks, loob projekti juhtimiseks vajaliku süsteemi, koordineerib osapooli ja hoiab tegevused liikumas kuni eesmärgi saavutamiseni.

Interim & Partnerid_Käty Piirisild_interim juhtimine_paindlik juhtimine_juhtimisteenus_interim turundusjuht_turundusstrateegia

Kas mõni neist olukordadest on tuttav?

Projekt on tegevjuhi enda laual

Oluline arendus vajab tähelepanu, kuid igapäevane juhtimine võtab kogu aja.

Kõik teevad midagi, kuid keegi ei vastuta terviku eest

Ülesanded on jagatud, aga sõltuvused ja tähtajad jäävad osapoolte vahele.

Koosolekuid on palju, edasiminekut vähe

Teemasid arutatakse korduvalt, kuid otsused ja järgmised sammud jäävad ebaselgeks.

Tähtaegu nihutatakse pidevalt

Probleemidest saadakse teada liiga hilja ja iga viivitus tekitab järgmise.

Projekt ühendab palju erinevaid osapooli

Ettevõtte enda inimesed, agentuurid, IT-partnerid, tarnijad või teised koostööpartnerid vajavad ühte inimest, kes tervikut juhiks.

Ees on tavapärasest intensiivsem periood

Lansseerimine, uus veeb, süsteemivahetus, kampaania, uuele turule sisenemine või muu suurem projekt vajab ajutiselt lisajuhtimisressurssi.

Mida interim projektijuht teeb?

Projektijuhi esimene ülesanne on luua selgus.

Mis on projekti eesmärk? Mis peab olema lõpuks teisiti? Millised on tähtajad? Kes mille eest vastutab? Millised tegevused sõltuvad üksteisest? Kus on riskid?

Kui need küsimused on vastatud, saab projekti päriselt juhtima hakata.

Selge plaan ja vastutus

Loome koos tiimiga realistliku tegevusplaani, tähtajad ja vastutuse.
Kõik osapooled peavad teadma kolme asja:
mida mina teen, mis ajaks ma seda teen ja kellest minu töö sõltub.
See lihtne selgus vähendab suure osa projektides tekkivast segadusest.

Osapoolte koordineerimine

Projektijuht hoiab infovoo koos.
Ta jälgib kokkuleppeid, ühendab erinevad osapooled ning hoolitseb selle eest, et vajalikud otsused saaksid õigel ajal tehtud.
Juhtkond ei pea ise iga detaili taga ajama.

Riskide märkamine enne kriisi

Hea projektijuht ei raporteeri ainult seda, mis juba juhtus.
Ta märkab varakult, kui mõni tähtaeg, otsus või sõltuvus hakkab projekti ohustama, ning toob selle lauale ajal, mil olukorda on veel võimalik muuta.

Regulaarne ülevaade juhtkonnale

Juht ei pea teadma projekti igat detaili.
Ta peab teadma, kas projekt liigub plaanis, millised otsused vajavad tema tähelepanu ning kus on riskid.
Loome selleks lihtsa ja regulaarse ülevaate.

Milliseid projekte saame juhtida?

Interim projektijuht võib tulla appi väga erinevates olukordades, näiteks:

uue teenuse või toote lansseerimine;
kodulehe või digilahenduse arendus;
suuremad turundus- ja kommunikatsiooniprojektid;
uuele turule sisenemine;
süsteemide või protsesside juurutamine;
organisatsioonilised muudatused;
erinevaid partnereid ühendavad projektid;
muud ettevõtte jaoks strateegiliselt olulised arendused.

Projekt ei pea kuuluma ühte kindlasse valdkonda. Oluline on, et sellel oleks selge eesmärk, algus ja tulemus.

Mida ettevõte sellest võidab?

Eelkõige ühe selge vastutaja.

Juhtkond ei pea enam projekti igapäevaselt vedama. Tiim teab, kelle poole küsimustega pöörduda. Partnerid saavad vajalikud otsused ja sisendi õigel ajal.

Tekib ülevaade:

kus projekt täna on;
mis on tehtud;
mis tuleb järgmisena;
millised otsused on vaja teha;
millised riskid vajavad tähelepanu.

Ja mis kõige olulisem – projekt liigub edasi.

Turundus ja kommunikatsioon ei pea alati olema kaks eraldi maailma. Eriti väiksemas või keskmise suurusega ettevõttes on sageli mõistlik juhtida neid ühe tervikuna.

Miks interim projektijuht?

Kõik projektid ei vaja püsivat projektijuhi ametikohta.
Mõnikord on juhtimisressurssi vaja kolmeks kuuks. Mõnikord kuueks.

Mõnikord ainult projekti kõige intensiivsemas faasis.

Interim projektijuht annab võimaluse kaasata kogenud juht täpselt selleks perioodiks, kui tema kompetentsi vaja on.

Kui projekt on lõpetatud ja toimiv süsteem üle antud, lõpeb ka interim roll.

Interim & Partnerid_Käty Piirisild_interim juhtimine_paindlik juhtimine_juhtimisteenus_interim turundusjuht_turundusstrateegia_Piret Viherpuu_Liina Kähri

Projekt, mis vajab lõpuks ühte selget eestvedajat?

Räägime läbi, kus projekt praegu seisab, mis selle liikumist takistab ja millist juhtimist on vaja, et jõuda tulemuseni.

Broneeri mõttevahetus

KKK

Mis vahe on interim juhil ja tavalisel töötajal?

Interim juht tuleb ettevõttesse kogenud juhina, kes suudab vaadata olukorda värske pilguga, näha tervikpilti ja küsida küsimusi, mis igapäevatöös võivad tähelepanuta jääda. Ta võtab vastutuse selle eest, et kokkulepitud tegevused päriselt ellu jõuaksid. Erinevalt uuest töötajast ei vaja interim juht pikka sisseelamisperioodi, vaid saab kiiresti tööle asuda, tuues kaasa varasemast kogemusest saadud teadmised ja toimivad praktikad.

Kui kauaks interim juhti tavaliselt kaasatakse?

See sõltub ettevõtte vajadusest. Mõnikord piisab ühest kuust, teinekord kestab koostöö mitu kuud või kauem. Räägime sinu olukorra läbi ja leiame koostöövormi ning mahu, mis sulle kõige paremini sobib.

Kas interim juht asendab täiskohaga töötajat täielikult?

Mitte tingimata. Interim juht võib olla ajutine asendus, aga sobib hästi ka olukorda, kus täiskohaga töötaja palkamine ei ole veel vajalik või mõistlik. Mõttevahetuse käigus aitame välja selgitada, kas sinu ettevõte vajab eelkõige juhti, spetsialisti või mõlemat.

Kas interim juht töötab meie kontoris või kaugelt?

Võimalikud on mõlemad variandid. Sageli käime kliendi juures kohapeal kokkulepitud sagedusega, kuid koostöö võib toimuda ka osaliselt või täielikult kaugelt – sõltuvalt sinu vajadusest, tiimist ja asukohast.

Kui palju aega interim juht meie ettevõttele pühendab?

See lepitakse kokku individuaalselt. Levinud formaat on näiteks üks päev nädalas ehk neli tööpäeva kuus, kuid mahtu saab vastavalt vajadusele kohandada. Koostöö võib olla nii projektipõhine kui ka regulaarne ja osalise koormusega.

Kas interim juht töötab koos meie olemasoleva tiimiga?

Jah. Interim juhi eesmärk ei ole olemasolevat tiimi asendada, vaid seda toetada ja aidata sellel paremini toimida. Töötame koos sinu inimestega, mitte nende asemel.

Kas saame interim juhi kaasata ka ühekordse projekti või kampaania jaoks?

Jah. Interim juhi saab kaasata nii pikemaajaliseks koostööks kui ka konkreetse projekti, kampaania või lansseerimise juhtimiseks.

Mis juhtub, kui koostöö käigus selgub, et vajame hoopis midagi muud?

See on täiesti normaalne. Värske pilguga tervikpilti vaadates võivad esile tulla ka vajadused, mida koostöö alguses veel näha ei olnud. Räägime neist avatult ning vajadusel kohandame koos nii tegevusplaani kui ka koostöö mahtu.

Kas pakute tuge ka mitmes valdkonnas korraga, näiteks turunduses ja HR-is?

Jah. Meie kogemus hõlmab erinevaid valdkondi, mistõttu saame vajadusel toetada ettevõtet korraga mitmes suunas. Millist kompetentsi ja millises mahus vaja on, selgitame välja koos.

Kuidas me alustame?

Kõik algab tasuta mõttevahetusest, kus räägime läbi sinu ettevõtte olukorra, vajadused ja eesmärgid. Kui näeme, et koostöö võiks mõlemale poolele sobida, paneme koos paika sobiva lahenduse, pakkumise ja esialgse töökava.