Interim muutuste juhtimine tähendab, et ettevõte kaasab kogenud juhi muutust kindlaks perioodiks kavandama ja ellu viima. Interim muutuste juht seob omavahel eesmärgi, inimesed, tegevused ja kommunikatsiooni ning vastutab selle eest, et muutus jõuaks igapäevasesse töösse.
Uus süsteem on valitud, seadistatud ja meeskonnale tutvustatud. Ligipääsud on saadetud ning koolitus on kalendris toimunuks märgitud. Mõni nädal hiljem selgub, et suur osa meeskonnast peab endiselt eraldi Excelit, saadab infot e-kirjaga või küsib kolleegilt, kuhu midagi sisestada.
Selline olukord ei tähenda tingimata, et inimesed on muutuse vastu. Sageli näitab see, et tehniline projekt on lõpetatud, kuid muutus ise jäi juhtimata. Süsteem võib olla valmis, ent inimesed ei pruugi veel mõista, miks seda vaja on, kuidas uus tööviis nende rolli mõjutab ja mida neilt nüüd oodatakse.
Muutus sünnib igapäevases töös
Juhtkonna vaatest võib uus protsess olla loogiline. See vähendab käsitööd, parandab ülevaadet või koondab info ühte kohta. Töötaja kogemus võib olla teistsugune. Tema peab loobuma tuttavast harjumusest, õppima uue töövõtte ning tegema esimestel nädalatel rohkem pingutust kui varem. Kui kasu jääb kaugeks või ebaselgeks, tundub vana lahendus turvalisem.
Seetõttu ei saa muutust hinnata ainult selle järgi, kas süsteem avati õigel kuupäeval. Muutus on juurdunud siis, kui uus tööviis muutub tavapäraseks, inimesed oskavad seda kasutada ning juhid ei toeta oma käitumisega vana protsessi jätkumist.
Miks inimesed vana lahenduse juurde tagasi lähevad?
- Muutuse põhjus on neile ebaselge ning nad näevad ainult lisandunud samme.
- Uus protsess ei arvesta tegeliku töövooga või muudab mõne rolli töö ebamõistlikult keeruliseks.
- Koolitus toimus liiga vara, liiga üldiselt või ilma võimaluseta õpitut päris olukorras harjutada.
- Vastutus on ebaselge ning inimesed ei tea, kelle poole küsimusega pöörduda.
- Juhid kasutavad ise edasi vana lahendust või lubavad paralleelsetel tööviisidel liiga kaua jätkuda.
Nende põhjuste lahendamiseks ei piisa uuest meeldetuletusest. Vaja on kuulata kasutajaid, parandada takistused ja teha selgeks, milline tööviis kehtib. Mõnikord tuleb muuta süsteemi, mõnikord rollijaotust ja mõnikord kommunikatsiooni.
Inimesed enne protsesse
Meie põhimõte „inimesed enne protsesse” ei tähenda, et protsessid oleksid teisejärgulised. See tähendab, et ükski protsess ei tööta iseseisvalt. Selle panevad tööle inimesed, kelle igapäev, vastutus ja koostöö muutuvad.
Enne rakendamist tuleb mõista, keda muutus mõjutab ja milliseid küsimusi eri rollides tekib. Üks meeskond võib vajada praktilist juhendit, teine rohkem tausta ning kolmas selget otsust selle kohta, millised varasemad tegevused lõpetatakse. Sama üldine esitlus ei pruugi kõigile anda vajalikku selgust.
Viis sammu, mis aitavad muutuse tööle panna
- Sõnasta tegelik probleem ja tulemus, mida uus süsteem või protsess peab parandama.
- Kaardista inimesed ja rollid, keda muutus puudutab, ning küsi neilt sisendit enne lõplike otsuste tegemist.
- Selgita iga rühma jaoks, miks muutust tehakse, mis nende töös muutub ja mida neilt oodatakse.
- Lepi kokku vastutus, tugi ja viis, kuidas küsimustele ning probleemidele kiiresti vastatakse.
- Jälgi kasutamist, kogu tagasisidet ja paranda takistused ka pärast ametlikku käivitamist.
Muutuste juht hoiab tervikut
Suurema muutuse ajal jaguneb vastutus sageli tehnilise partneri, juhtkonna, personalitiimi, kommunikatsiooni ja üksuste juhtide vahel. Kui keegi ei hoia tervikpilti, võivad olulised tegevused jääda eelduste vahele. Tehniline lahendus valmib, kuid rollid, kommunikatsioon või järeltegevused ei jõua samas tempos edasi.
Interim muutuste juht tuleb ettevõttesse vajalikuks perioodiks, loob koos juhtkonnaga selge plaani, seob omavahel inimesed ja tegevused ning võtab kokkulepitud tulemuse eest vastutuse. Tema väärtus on eriti suur siis, kui ettevõtte enda juhtidel puudub muutuse vedamiseks aeg või varasem kogemus. Interim & Partnerid aitab leida muutuse iseloomuga sobiva juhi ja vajalikud valdkonnapartnerid.
Kui sinu ettevõttes on ees uus süsteem, struktuur või töökorraldus, tasub muutuse juhtimine kavandada sama teadlikult kui tehniline lahendus. Nii väheneb oht, et uus süsteem on valmis, kuid vana Excel jääb endiselt kõige usaldatumaks töövahendiks.
Korduma kippuvad küsimused interim muutuste juhtimise kohta
Millal on ettevõttel vaja muutuste juhti?
Muutuste juht on kasulik uue süsteemi, struktuuri või töökorralduse kasutuselevõtul, ühinemise või juhtkonna vahetuse ajal ning kiire kasvu või uuele turule sisenemise korral.
Miks ei piisa uuest süsteemist ja koolitusest?
Inimesed peavad mõistma muutuse põhjust, oma uut vastutust ja praktilist tööviisi. Muutuse juht aitab kõrvaldada takistused ka pärast tehnilist käivitamist.
Kas interim muutuste juht töötab koos olemasoleva juhtkonnaga?
Jah. Ta loob juhtkonnaga ühise plaani, koordineerib osapooli ning võtab kokkulepitud muutuse elluviimise eest operatiivse vastutuse.
